معوقات ومشاكل العمل الاداري

مقدمات مهمة عن المشكلات الإدارية:
1. لا تتصرف من فورك إلا في الأزمات الخطيرة.
2. السرعة في حل المشكلة قد يضيع الوقت والجهد ويساهم في خلق مشكلة جديدة.
3. قد يستحيل الحصول على حلول كاملة في واقع غير كامل !
4. إنّ ما يزعج الناس ليس مشاكلهم، وإنّما نظرتهم لها.
5. التعايش مع المشكلة أمر مطلوب أحياناً.
6. قد يحسن تجاهل المشكلة بعد استيفاء دراستها !
7. وازن بين الفعل التكيفي " لتهدئة الآثار " وبين الفعل التصحيحي " التوصل إلى حل ".
8. يفترض تسمية المشكلة باسم معين يتعارف عليه.
9. يجب أن يعلم رئيسك بالمشكلة عن طريقك.
10. تأكد أنّك لست جزءاً من المشكلة أو سبباً رئيساً لها: وهذه تحتاج إلى نقد الذات وإشاعة ثقافة الحوار والنقد البناء بين العاملين .
11. لا تحاول استنتاج شئ ثمّ تسعى لإثباته.
12. لا تقفز مباشرة إلى الحل.
13. لا يكن البحث عن كبش فداء أهم من حل المشكلة.
14. ميز بين أخطاء الأفراد وأخطاء النظام.
15. اسأل دائماً عن المظاهر والحقائق وليس عن المشاعر والأحاسيس.
16. كثير من المشاكل لها خاصية التفاعل والاتجاه نحو التضخم.
17. لا يوجد سبب واحد لكل مشكلة؛ بل عدّة أسباب متداخلة.
18. فجوة الأداء هي الفرق بين ما ينبغي فعله وبين الواقع الفعلي للعمل!
19. لا يمكن حل المشكلة بمستوى التفكير نفسه عندما أوجدناها !
20. نحتاج في حل المشكلات إلى مهارات التفكير الإبداعي والتحليلي .
21. إذا وقعت في مشكلة ففكر في مفاتيحها.. لا في قضبانها !
22. لابد من فتح طرق الاتصال بكل أشكاله: الصاعد والنازل والبيني : ويعد الفشل في الاتصال وباء الإدارة المعاصرة ؛ وينسب 85 % من النجاح في العمل إلى مهارات الاتصال .
23. حل المشكلات ـ في الغالب ـ منطق وليس عاطفة: ومن سمات العاطفة الانفلات والجموح فلا مكان لها في حل المشكلات.
24. استشراف المستقبل يمنع حدوث المشكلة أو يقلل من أثرها : وعلم المستقبل من العلوم التي لم تحظ بعناية المسلمين ولذا نعاني من " صدمة المستقبل " ومن " توالي الضربات والمحن " .
25. العمل على تحقيق أهداف دائمة يستلزم عقد لقاءات منظمة لحل المشاكل وتوثيق المعلومات المتعلقة بحل المشاكل لمنع تكرار حدوثها.
26. يجب إطلاع المسؤول الجديد على مشاكل العمل وحلولها، ويجب على المدير الإطلاع بشكل دوري على ملف المشكلات.
 المشكلة فرصة ثمينة :
 إيجاد حل جديد وعدة حلول أخرى بديلة لكل مشكلة.
 اكتشاف قدرات فكرية وطاقات عملية.
 استمرارية البحث عن برامج وآليات جديدة وإبداعية.
 تحافظ على وحدة المجموعة وتزيد من ثباتها مما يعزز روح الفريق الواحد.
 كيف تدرك المشكلة ؟
1. بالمقارنة مع التاريخ السابق.
2. بالمقارنة مع مجموعات متشابهة.
3. من خلال النقد الخارجي.
4. بالرجوع لأهداف الخطة وبرامجها.
حال الناس مع المشاكل: 
• النفي أو الغفلة: تتراكم.
• التضخيم والتهويل: اليأس.
• الاعتدال والتوسط: الحل.
 أسئلة مهمة عند تحديد المشكلات:
 ما مدى حدّة المشكلة وصعوبتها ؟
 ماذا عن تكرار حدوث المشكلة ؟
 ما مدى أهميّة المشكلة ؟
وبالإجابة الصريحة على هذه الأسئلة تتحدد طريقة التعامل مع المشكلات .
 الأساليب المتبعة للتعامل مع المشكلات:
* لا تفعل شيئاًً : 
1. إذا كانت المشكلة ستحل تلقائياً .
2. إذا كانت آثارها ضعيفة .
3. إذا كانت تكلفة الحل أعلى من تكلفة المشكلة .
* معالجة الآثار :
1. عندما نتوقع زوال السبب .
2. عندما تكون تكلفة معالجة السبب كبيرة .
3. عندما يكون السبب خارج السيطرة .
* مراقبة الوضع فقط :
1. إذا كانت غير ملحة .
2. إذا بدأت بالتلاشي .
3. إذا كانت الأسباب غير واضحة .
* معالجة المشكلة:
1. إذا كانت خطيرة .
2. إذا كانت متفاقمة .
3. إذا جاء أمر بعلاجها من جهة عليا.
 من أسباب عدم مواجهة المشكلة :
1. الجهل بحدوثها.
2. الارتياح.
3. كونها تتعلق بشخص محبوب أو مكروه .
4. إذا كانت .......؟ انظر أساليب التعامل مع المشكلات .
 أخطاء في تحديد المشكلات :
 تجميع المشاكل الصغيرة كمشكلة كبيرة واحدة : فمن الحكمة تحجيم العدو وليس تضخيمه .
 الاعتماد على المشاعر دون الحقائق .
 القفز مباشرة إلى الأسباب والحلول .
 الاختلاف حول معيار الأداء القياسي : ومن أسباب ذلك غياب التخطيط أو ضعفه .
 التركيز على الأسباب الخارجية فقط . " وإن تصبروا وتتقوا لا يضركم كيدهم شيئاً " .
 إغفال مشاركة المستويات الإدارية القريبة من تنفيذ العمل .
 أسلوب كبنر- تريجو لتحديد وتعريف المشكلات :
ماهي المشكلة ؟
أين المشكلة ؟
ماهي السمات المميزة للمشكلة ؟
ماذا ومن تعني المشكلة ؟
متى حدثت / تحدث المشكلة ؟
ما الذي يبقى ثابتاً ؟ وما الذي يختلف ؟
هل المشكلة تكبر أم تصغر ؟ ماهو الشيء المميز عند تغير حجمها ؟
ماهو الوضع الطبيعي ؟
أين الوضع الطبيعي ؟
ماهي السمات المميزة للوضع الطبيعي ؟
ماذا ومن لا تعنيه المشكلة ؟
متى لا تحدث ؟
أدوات مهمة في حل المشكلات :
أين توضع هذه الأدوات ؟؟؟ضعها في متناول يدك .الأدوات هي :
من؟ ماذا؟ أين؟ متى؟ كم؟ كيف؟ لماذا؟
 من الذي يدعى لحل المشاكل ؟:
لا بد أن تتوافر فيمن يحضر جلسات مناقشة المشاكل وحلها صفة أو أكثر مما يلي :
1. لديه معلومات عن المشكلة وأطرافها .
2. صاحب خبرة للمشورة والرأي .
3. جيد التدريب والمهارة .
4. ملتزم بالتنفيذ .
5. من يراد تدريبه وتهيئته .
 الحل الجماعي : إيجابيات وسلبيات :
الإيجابيات :
1. تنوع الأفكار وتلاقحها .
2. تعدد مصادر المعلومات .
3. أقل تحيزاً . حيث تنتفي الدواعي الشخصية .
4. فرصة للتواصل والتدريب .
5. الالتزام العالي بالأداء .
6. اختيار أفضل الحلول المقترحة . بسبب مشاركة عدة عقول في الحل والاختيار .
7. مشاركة عدة مستويات إدارية . فتشارك الإدارة العليا التي تهتم بالتخطيط والإدارة الوسطى المهتمة بالإشراف والإدارة الدنيا المعنية بالتنفيذ .
السلبيات :
1. إغفال تسجيل الأفكار .
2. التنافس المنفر .
3. المواكبة والمجاراة . بسبب الركون إلى خبرة أو مكانة أحد المشاركين .
4. الافتقار إلى التوجيه الموضوعي . انظر أسلوب القبعات الست في التفكير .
5. المقيدات الزما نية والمكانية .
6. سيطرة طريقة تفكير الرئيس .
 أسباب الفشل في حل المشكلات :
1. عدم اتباع المنهجية في تحديد وحل المشكلات .
2. وضع المشكلة خارج نطاقها الحقيقي .
3. نقص المعلومات أو التحليل السيئ للمشكلة .
4. استخدام نوع واحد من التفكير (طريقة القبعات الست) .
القبعة البيضاء = نظرة موضوعية للأمور
القبعة الحمراء = الانفعال والحدس والتفكير الفطري
القبعة السوداء = الحذر والتشاؤم والتفكير السلبي
القبعة الصفراء = الممكن والمنطق الإيجابي
القبعة الخضراء = الأفكار الجديدة والتفكير الخلاق
القبعة الزرقاء = ضبط عملية التفكير
5. غياب أو تحجيم مشاركة الأطراف المعنية .
6. الخوف من الفشل ومن التجديد ومن تبادل الأفكار .
7. مقاومة التغيير .
8. التوقف عن التنفيذ أو ترك المتابعة والتقويم .
 أهمية المعلومات لحل المشكلات :
 المعلومات مهمة لحل المشاكل إذ المعلومة قوة .
 لا بد أن يكون للمعلومة صلة بالموضوع .
 توقيت الحصول على المعلومة مهم .
 يجب أن تكون المعلومات دقيقة ومفصلة وكاملة .
 شرعية طريقة الحصول على المعلومة .
 لابد من التعامل بكفاءة مع المعلومة . 
 أنواع المعلومات: 
خارجية وداخلية .
 مصادر المعلومات :
 المصدر البشري .
 البيانات الاولية والثانوية والتاريخية .
 البيانات الوصفية والكمية .
 التنبؤات والتوقعات واستشراف المستقبل .
ويمكن الحصول على هذه المعلومات من التقارير والكتب والاستبانات وغيرها .
 أدوات تحليل المعلومات :
 سمكة إشيكاوا: حيث تكتب المشكلة وتحدد أهم أسبابها وأكثرها تأثيراً .
 خرائط الزمن : من خلال رسم بياني يتضح زمن الانحراف وبتحليل الزمن يتعرف على الأسباب .
 خرائط الإجراءات:لتحديد مكمن الخلل فيعالج .
 خطوات تحليل المشكلة:
1- تعريف المشكلة وتمييزها. " المشكلة المعرفة جيدا هي مشكلة نصف محلولة .
2- تحليل المشكلة : أسبابها ؛ماذا نريد ؟هل تؤثر على أهدافنا ؟ ..
3- إعداد قائمة بالحلول ( طريقة العصف الذهني ) .
تقوم طريقة العصف الذهني على مبادىء : الحرية في طرح الأفكار ؛ يمكن البناء على فكرة مطروحة ؛ عرض الأفكار دون نقد ؛ الكم الكثير يولد الكيف المتميز . ثم تمحص الأفكار ويحذف المكرر و يختار المناسب منها ويقارن بينها .
4- تقييم الحلول (حسب المعايير) . " الملائمة وتشمل المهارات المطلوبة والموارد البشرية والمادية ، التكلفة ، المخاطر : هل لديك القدرة على تحمل أسوأ النتائج المتوقعة ( تقييم الخطر النازل ) ، مراعاة البيئة والقيم والمفاهيم الشخصية ، مستوى القبول للقرار .
فعالية التنفيذ = النوعية * القبول .
5- تحديد الخيار الأفضل واتخاذ القرار . " الايجابيات والسلبيات ( النوع لا العدد ) ، الإجماع الحقيقي ؛ التصويت ( بنوعيه : إما اختيار حل واحد أو تقييم جميع الحلول من 10 مثلاً وجمع قيم كل حل والأكثر قيمة هو المناسب )
6- وضـــع خـــــطــــــة للتــنــــفـــيـــذ . " لأنه إحداث تغيير ، توقع المخاطر ثم حاول منعها أو تقليلها ، ناقش الأفراد التفيذيين فلابد من القناعة والوضوح والاستعداد النفسي وبين لهم منافع القرار ومضار عدمه .
7- المتابعة والتقييم : . " تابع التنفيذ ولا حظ مؤشرات النجاح أو الفشل ، اعترف بالقرار السيء ؛ عند الحاجه الدائمة للقرار اجعله سياسة ، تأكد من انتهاء المشكلة واتخذ خطوات وقائية لمنع تكرارها ، اكتب تقريراً مفصلاً لرئيسك .
هل وجود المشكلات يعد مشكلة ؟!:
هل وجود المشكلات يعد مؤشراً سلبياً على العمل ؟
*مجرد وجود المشكلات أمر طبيعي ويدل على وجود عمل له خاصية التفاعل والاستمرارية والتجديد .
*إذا كانت المشكلات كثيرة بدرجة لافتة للنظر فهذا يدل على وجود خلل في جهة ما .
*انتفاء المشاكل كلية يدل على انتفاء أصل العمل أو ضعف المتابعة والتقييم.

الادارة الالكترونية

الإدارة الاكترونية هي منظومة الكترونية متكاملة تهدف إلى تحويل العمل الإداري العادي من إدارة يدوية إلى إدارة باستخدام الحاسب وذلك بالاعتماد على نظم معلوماتية قوية تساعد في اتخاذ القرار الإداري بأسرع وقت وبأقل التكاليف.

الإدارة الالكترونية يمكن أن تشمل كلا من الاتصالات الداخلية والخارجية لأي منظمة. والهدف من ذلك هو إدخال الشفافية الكاملة والمساءلة مما يؤدي إلى تحسين الإدارة الالكترونية داخل أي منظمة. في ألمانيا، هذه المبادرة التي تستهدف بصورة خاصة المنظمات الحكومية، حيث المساءلة العامة والتي تثير قلقا خاصا. عمليات مماثلة يجري تطويرها في العديد من الشركات الأميركية للمساعدة على الامتثال للقانون ساربانيس أوكسلي.

تنفيذ أي حل لإدارة الكترونية ينبغي أن تلبي احتياجات العملاء بمركزية أكبر من منظمة مركزية، وينبغي إزالة الاعتماد على أفراد معينين، وينبغي إدخال نظم الشفافية في العمل. أمثلة على الإدارة الالكترونية تشمل ,الجداول الزمنية على الإنترنت وحساب المصاريف. ويمكن استخدام هذه للمساعدة على خفض التكاليف لمنظمة ما.

التحول من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الاكترونية:
من أجل التحول من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الاكترونية لا بد من تحقيق المراحل التالية:

1. أتمتة مؤسسات الدولة وتحويل جميع معلومات الحكومة ووزارتها الورقية إلى معلومات الكترونية.
2. تأمين البينة التحتية الضرورية لربط كافة مؤسسات الدولة بشبكة معلومات واحدة وتبادل المعلومات بين مختلف الجهات.
3. تحديد جميع التعاملات بين المواطن وكل مؤسسة وتحويلها إلى تعاملات الكترونية.

أهداف الإدارة الاكترونية:

1. تطوير الإدارة العامة: خفض الأعمال الورقية، وإعادة استعمال الحلول.
2. تحسين الخدمات: خفض التنقل، التوصيل في أي وقت وأي مكان، وسهولة الوصول للمعلومات.
3. التقرب من المواطنين (الموظفين): واجهة واحدة بالنسبة للمواطن (الموظف)، نظرة واحدة للمواطن(الموظف)، وإجراءات سهلة.
4. تحسين التنافس الاقتصادي: استخدام الانترنت للتجارة العالمية، وإتاحة الفرصة للشركات ذات المقاس المتوسط والصغير لدخول المنافسة.
5. خفض المصاريف: تكامل النظم لدعم الإجراءات الداخلية والخارجية.

مستلزمات الإدارة الاكترونية:

• بنية شبكية تحتية قوية وسريعة وآمنة.
• بنية معلوماتية قوية (نظم معلومات قوية ومتوافقة في ما بينها)
• كادر بشري استثماري مدرب على استخدام التقنيات الحديثة.
• كادر بشري تقني قادر على القيام بعمليات الدعم الفني المستمر وتطوير النظم المعلوماتية المختلفة.

فوائد الإدارة الاكترونية:

1. السرعة في إنجاز العمل.
2. المساعدة في اتخاذ القرار بالتوفير الدائم للمعلومات بين يدي متخذي القرار.
3. خفض تكاليف العمل الإداري مع رفع مستوى الإداء.
4. تجاوز مشكلة البعدين الجغرافي والزمني.
5. معالجة البيروقراطية والرشوة.
6. تطوير آلية العمل ومواكبة التطورات.
7. رفع كفائة العاملين في الإدارة. 

   معوقات الإدارة الالكترونية :

   1. الخوف من التغيير.
   2. تداخل المسؤوليات وضعف التنسيق.
   3. غياب التشريعات المناسبة.
   4. نقص الاعتمادات المالية.
   5. قلة وعي الجمهور بالمميزات المرجوة.
   6. غياب الشفافية ونفوذ مجموعات المصالح الخاصة.
   7. توفر وسائل الاتصالات المناسبة.
   8. معوقات انتشار الانترنت مثل التكلفة العالية واللغة الإنجليزية.
   
   مشاكل في تطبيق الإدارة الالكترونية في العالم العربي:
   • كثير من الحكومات لم تغير من اجراءاتها النقليدية حتى مع إدخال الحاسوب.
   • هناك فرق كبير بين موقع جميل الشكل على الويب وبين خدمات متكاملة تنهي اجراءات بيوقراطية معقدة.
   • الجهات المالية والإدارية تعمل وكأنها ليس لها علاقة ببعض.
   • الاهتمام بالمواطنين والقطاع الخاص لم تكن نقطة الارتكاز في المواقع الحكومية.
   • حتى أفضل البرامج الإدارية لم تعطى الدعم المطلوب ولا الإعانة الكاملة.
   • وحتى على مستوى الدول العربية ففي معظم الأحيان لا تدرك مدى أهمية الحماية وأمن المعلومات والمتطلبات التقنية لأداء برامجهم ونظمهم ومواقعهم على الانترنت لذا تبدو هزيلة سهلة الاختراق.

   السلبيات المحتملة لتطبيق الادارة الالكترونية :

   قد يعتقد البعض أنه و عند تطبيق استراتيجية "الإدارة الالكترونية" سوف تزول كل المصاعب و المشاكل الإدارية و التقنية و العملانية, لكن الواقع يشير إلى أمر مختلف بمعنى أن تطبيق الإدارة الالكترونية سيحتاج إلى تدقيق مستمر و متواصل لتأمين استمرار تقديم الخدمات بأفضل شكل ممكن مع الاستخدام الأمثل للوقت و المال و الجهد آخذين بعين الاعتبار وجود خطط بديلة أو خطّة طوارئ في حال تعثّر الإدارة الالكترونية في عملها لسبب من الأسباب أو لسلبية من السلبيات المحتملة لتطبيق الإدارة الالكترونية و هي بشكل عام ثلاث سلبيات رئيسية هي:
   
   1- التجسس الالكتروني
   من الطبيعي أنه عندما تعتمد إحدى الدول على نظام "الإدارية الالكترونية" فانّها ستحوّل أرشيفها إلى أرشيف الكتروني كما سبق و ذكرنا و هو ما يعرّضه لمخاطر كبيرة تكمن في التجسس على هذه الوثائق و كشفها و نقلها و حتى إتلافها لذلك فهناك مخاطر كبيرة من الناحية الأمنية على معلومات و وثائق و أرشيف الإدارة سواء المتعلقة بالأشخاص أو الشركات أو الإدارات أو حتى الدول.
   
   2- زيادة التبعية
   الاعتماد الكلي على تقنيات أجنبية للحفاظ على أمن معلوماتنا و تطبيقها على الشبكات الرسمية التابعة للدول العربية هو تعريض للأمن الوطني و القومي لهذه الدول للخطر و وضعه تحت سيطرة دول غربية بغض النظر عمّا اذا كانت هذه الدول عدوّة أم صديقة فالدول تتجسس على بعضها البعض بغض النظر عن نوع العلاقات بينها.
   
   3- شلل الإدارة
   إن التطبيق غير السوي و الدقيق لمفهوم و استراتيجية "الإدارة الالكترونية" و الانتقال دفعة واحدة من النمط التقليدي للإدارة إلى الإدارة الالكترونية دون اعتماد التسلسل و التدرج في الانتقال من شأنه أن يؤدي إلى شلل في وظائف الإدارة لأنه عندها نكون قد تخلّينا عن النمط التقليدي للإدارة و لم ننجز الإدارة الالكترونية بمفهومها الشامل.

   تقنيات ونظم الإدارة الالكترونية :

   
   بعض تقنيات الإدارة الالكترونية:
   • خدمات الويب.
   • المحمول.
   • إدارة المستندات الالكترونية.
   • إدارة علاقات العملاء.
   • المكتب الخلفي.
   • الذكاء الإداري.
   • الأرشفة.
   • إدارة الإنتاج.
   • تقدير سبل الأداء.
   • تعاون برامج الشركات.
   • الشبكة.
   • التخطيط.
   
   
   وهناك العديد من الأنظمة اللازمة للإدارة الالكترونية:
   • أنظمة المتابعة الفورية وأنظمة الشراء الالكترونية.
   • أنظمة الخدمة المتكاملة.
   • نظم التعامل مع البيانات كبيرة الحجم.
   • النظم الخبيرة والذكية.

كرتون تعليمي حول أهمية الوقت

ادارة الوقت كنوع من أنواع الادارة في الحياة

•  معنى إدارة الوقت :

هي الطرق والوسائل التي تعين المرء على الاستفادة القصوى من وقته في تحقيق أهدافه وخلق التوازن في حياته ما بين الواجبات والرغبات والاهداف.

والاستفادة من الوقت هي التي تحدد الفارق ما بين الناجحين والفاشلين في هذه الحياة، إذ أن السمة المشتركة بين كل الناجحين هو قدرتهم على الموازنة ما بين الأهداف التي يرغبون في تحقيقها والواجبات اللازمة عليهم تجاه عدة علاقات، وهذه الموازنة تأتي من خلال إدارتهم لذواتهم، وهذه الإدارة للذات تحتاج قبل كل شيء إلى هداف ورسالة تسير على هداها، إذ لا حاجة إلى تنظيم الوقت او إدارة الذات بدون أهداف يضعها المرء لحياته، لأن حياته ستسير في كل الاتجاهات مما يجعل من حياة الإنسان حياة مشتتة لا تحقق شيء وإن حققت شيء فسيكون ذلك الإنجاز ضعيفاً وذلك نتيجة عدم التركيز على أهداف معينة.

إذاً المطلوب منك قبل أن تبدأ في تنفيذ عملك، أن تضع أهدافاً لحياتك، ما الذي تريد تحقيقه في هذه الحياة؟ ما الذي تريد إنجازه لتبقى كعلامات بارزة لحياتك بعد أن ترحل عن هذه الحياة؟ ما هو التخصص الذي ستتخصص فيه؟ لا يعقل في هذا الزمان تشتت ذهنك في اكثر من اتجاه ، لذلك عليك ان تفكر في هذه الأسئلة، وتوجد الإجابات لها، وتقوم بالتخطيط لحياتك وبعدها تأتي مسئلة تنظيم الوقت.

• أمور تساعدك على تنظيم وقتك:

هذه النقاط هى التي تساعدك على تنظيم وقتك، فحاول أن تطبقها قبل شروعك في تنظيم وقتك.


1.وجود خطة، فعندما تخطط لحياتك مسبقاً، وتضع لها الأهداف الواضحة يصبح تنظيم الوقت سهلاً وميسراً، والعكس صحيح، إذا لم تخطط لحياتك فتصبح مهمتك في تنظيم الوقت صعبة.
2.لا بد من تدوين أفكارك، وخططك وأهدافك على الورق، وغير ذلك يعتبر مجرد أفكار عابرة ستنساها بسرعة، إلا إذا كنت صاحب ذاكرة خارقة، وذلك سيساعدك على إدخال تعديلات وإضافات وحذف بعض الأمور من خطتك.
3.بعد الانتهاء من الخطة توقع أنك ستحتاج إلى إدخال تعديلات كثيرة عليها، لا تقلق ولا ترمي بالخطة فذلك شيء طبيعي.
4.الفشل أو الإخفاق شيء طبيعي في حياتنا، لا تيأس، وكما قيل: أتعلم من أخطائي أكثر مما أتعلم من نجاحي.5.يجب أن تعود نفسك على المقارنة بين الأولويات، لأن الفرص والواجبات قد تأتيك في نفس الوقت، فأيهما ستختار؟ 

• معوقات تنظيم الوقت:

المعوقات لتنظيم الوقت كثيرة، فلذلك عليك تنجنبها ما استطعت ومن أهم هذه المعوقات ما يلي:

1.عدم وجود أهداف أو خطط.
2.التكاسل والتأجيل، وهذا أشد معوقات تنظيم الوقت، فتجنبه.
3.النسيان، وهذا يحدث لأن الشخص لا يدون ما يريد إنجازه، فيضيع بذلك الكثير من الواجبات.
4.مقاطعات الآخرين، وأشغالهم، والتي قد لا تكون مهمة أو ملحة، اعتذر منهم بكل لاباقة، لذى عليك أن تتعلم قول لا لبعض الامور.
5.عدم إكمال الأعمال، أو عدم الاستمرار في التنظيم نتيجة الكسل أو التفكير السلبي تجاه التنظيم.
6.سوء الفهم للغير مما قد يؤدي إلى مشاكل تلتهم وقتك.

• خطوات تنظيم الوقت:

هذه الخطوات بإمكانك أن تغيرها أو لا تطبقها بتاتاً، لأن لكل شخص طريقته في تنظيم الوقت المهم أن يتبع الأسس العامة لتنظيم الوقت، لكن تبقى هذه الخطوات هي الصورة العامة لأي طريقة لتنظيم الوقت.

1.فكر في أهدافك، وانظر في رسالتك في هذه الحياة.

2.أنظر إلى أدوارك في هذه الحياة، فأنت قد تكون أب أو أم، وقد تكون أخ، وقد تكون ابن، وقد تكون موظف أو عامل او مدير، فكل دور بحاجة إلى مجموعة من الأعمال تجاهه، فالأسرة بحاجة إلى رعاية وبحاجة إلى أن تجلس معهم جلسات عائلية، وإذا كنت مديراً لمؤسسة، فالمؤسسة بحاجة إلى تقدم وتخطيط واتخاذ قرارات وعمل منتج منك.

حدد أهدافاً لكل دور، وليس من الملزم أن تضع لكل دور هدفاً معيناً، فبعض الأدوار قد لا تمارسها لمدة، كدور المدير إذا كنت في إجازة.

3.نظم : وهنا التنظيم هو أن تضع جدولاً أسبوعياً وتضع الأهداف الضرورية أولاً فيه، كأهداف تطوير النفس من خلال دورات أو القراءة، أو أهداف عائلية، كالخروج في رحلة أو الجلوس في جلسة عائلية للنقاش والتحدث، أو أهداف العمل كاعمل خطط للتسويق مثلاً، أو أهدافاً لعلاقاتك مع الأصدقاء.
4.نفذ: وهنا حاول أن تلتزم بما وضعت من أهداف في أسبوعك، وكن مرناً أثناء التنفيذ، فقد تجد فرص لم تخطر ببالك أثناء التخطيط، فاستغلها ولا تخشى من أن جدولك لم ينفذ بشكل كامل.
5.في نهاية الأسبوع قيم نفسك، وانظر إلى جوانب التقصير فتداركها.

• كيف تستغل وقتك بفعالية؟

1.حاول أن تستمتع بكل عمل تقوم به.
2.تفائل وكن إيجابياً.
3.لا تضيع وقتك ندماً على فشلك.
4.حاول إيجاد طرق جديدة لتوفير وقتك كل يوم.
5.أنظر لعاداتك القديمة وتخلى عن ما هو مضيع لوقتك.
6.ضع مفكرة صغيرة وقلما في جيبك دائماً لتدون الأفكار والملاحظات.
7.خطط ليومك من الليلة التي تسبقه أو من الصباح الباكر، وضع الأولويات حسب أهميتها وأبدأ بالأهم.
8.ركز على عملك وانتهي منه ولا تشتت ذهنك في أكثر من عمل.
9.توقف عن أي نشاط غير منتج.
10.رتب نفسك وكل شيء من حولك سواء الغرفة أو المنزل، أو السيارة أو مكتبك.
11زأقرأ أهدافك وخططك في كل فرصة يومياً.
12.لا تقلق إن لم تستطع تنفيذ خططك بشكل كامل.
13.لا تجعل من الجداول قيد يقيدك، بل اجعلها في خدمتك.
14.في بعض الأوقات عليك أن تتخلى عن التنظيم قليلاً لتأخذ قسطاً من الراحة، وهذا الشيء يفضل في الرحلات والإجازات .

                       

                 

 
        

الادارة المدرسية كشكل من أشكال الادارة

الإدارة المدرسية

أ- تعريف: 

الإدارة المدرسية هي كل نشاط منظم مقصود وهادف تتحقق من ورائه الأهداف التربوية المنشودة، وهي ليست غاية وإنما هي وسيلة لتحقيق أهداف العملية التربوية.

ب - وظيفة الإدارة المدرسية:
امتدت وظيفة الإدارة المدرسية لتشمل الجانبين الإداري والفني، حيث أصبح مدير المدرسة مسؤولاً عن جميع الأعمال الإدارية والنواحي الفنية، من مناهج وكتب مدرسية وطرق تدريب والعلاقة بالمجتمع والمدارس الأخرى وتأمين الموارد المالية وتطوير العمل ومتابعة جميع الأنشطة المدرسية والثقافية والاجتماعية والرياضية والتخطيط للبرامج والإشراف على تنفيذها.

ج- أهداف الإدارة المدرسية :
لقد تغيرت النظرة الوظيفية للإدارة المدرسية والأهداف التي ترمي إلى تحقيقها من وظيفة المحافظة على تطبيق النظام بما فيه من لوائح وتعميمات وقرارات تضمن سير العملية التعليمية وفق الجداول المحددة, إلى المفهوم الحديث الذي يجعل من التلميذ محور العملية التعليمية.
ومن هذه الأهداف:
1- العمل على كشف ميول الطلاب وقدراتهم واستعداداتهم الفطرية وتنميتها وتوجيهها بما يفيد الطلاب وينفع المجتمع.
2- مساعدة التلاميذ على تنمية مختلف جوانب شخصياتهم الروحية والعقلية والخلقية والنفسية والجسمية والاجتماعية بصورة متزنة.
3- تربية وتشجيع الطلاب على التفكير الإبداعي والابتكار والتجديد وتنمية الثقة في النفس والجرأة لديهم.
4-تبصير التلاميذ بفلسفة المجتمع وقيمه قولاً وعملاً مع التركيز على احترام العمل اليدوي.
5-إعداد الطلاب لفهم الحياة الحاضرة والماضية والاستعداد لمواجهة المستقبل .
6- اكتشاف التلاميذ الموهوبين ورعايتهم.

مدير المدرسة
أ- خصائص وصفات مدير المدرسة الناجح :
يعتبر توفر الخصائص المهنية والصفات الشخصية لمدير المدرسة أمراً هاماً لنجاح العمل الإداري فالتلميذ يحاول تقمص شخصية مدير المدرسة الذي يمثل القائد الإداري.
ومن أهم الخصائص المهنية والصفات الشخصية الواجب توافرها في مدير المدرسة.

ولاً : خصائص مهنية :
1-المعرفة التامة بأهداف التعليم في المرحلة التي يعمل بها.
2- الإلمام التام بوسائل تحقيق الأهداف وتنفيذ المناهج.
3- الإيمان بمهنة التربية والتعليم والاعتزاز بها.
4- معرفة خصائص نمو التلميذ

ثانياً : صفات شخصية :
1-الاستقامة.
2-الذكاء والطموح وروح المبادرة. 
3-الثقة بالنفس وقوة الإقناع وحسم الأمور.
4-الاهتمام بمظهره العام والتمتع بصحة جسمية ونفسية جيدة.
5-الاستقرار والثبات الانفعالي بعيدا عن سرعة الانفعال والغضب .
6-المهارة وحسن الأداء والقدرة على التكيّف.
7-الحزم وسرعة اختيار البدائل.
8-القدرة على المبادرة وتحمل المسؤولية وتحديد الأهداف.
9-أن يمتلك دافعاً قويا نحو النجاح وتحقيق أهداف المدرسة.
10-لديه قدراً معقولا من الخبرة والتخصص لفهم العمل وإتقانه.
11-أن يكون محبوبا يتّسم ببشاشة الوجه وحسن الحديث.
12-أن يتّسم بالعدل والإنصاف.
13-أن يتّسم بالمرونة وسعة الأفق.
14- أن يعتمد على سلطة الثقة لإيجاد جوّ من روح التعاون الجماعي.

ب- مهارات مدير المدرسة الواجب توفرها :

1-مهارات فنية :
-ينبغي أن يكون لدى المدير مهارة فنية وعلمية في مجال التدريس والإدارة لكسب الثقة وتحقيق الأهداف، مثل إلمامه بطبيعة الهيكل التنظيمي في المدرسة ووظائف وأهداف كل مستوى إداري.
-القدرة على بلورة أهداف مدرسته مع السياسة التعليمية للدولة .
-القدرة على تلمس جوانب القصور في العملية التربوية التعليمية على مستوى المعلم والتلميذ والمنهج والإدارة والعمل على إصلاح الخلل.

2-مهارات إنسانية :
هي ترتبط بمحاولة المدير كسب الثقة واحترام مرؤوسيه من خلال بناء جسور من الود وتفهم المشاعر والظروف الاجتماعية والإنسانية من أجل تعزيز الثقة ومضاعفة الإنتاج.

3-مهارات فكرية :
وهي القدرة على التفكير الجاد بكل المتغيرات والمستجدات ووضع التصور المناسب لمواجهتها, والقدرة على التنبؤ لتقرير مستوى المدرسة في جميع المجالات.

ج- القيادة المدرسية الناجحة وعلاقاتها المختلفة :

الفرق بين النجاح والفاعلية
.هناك فرق بين نجاح القائد وفاعليته ، فالنجاح يقاس بمدى الإنجاز للمهام الموكلة للفرد. بينما تقاس الفاعلية بمدى حسن الاستثمار الأمثل لقدرات العاملين في المدرسة لأداء مهامهم, لهذا فإن القيادة المدرسية الناجحة تتمثل: 
1- قدرة مدير المدرسة على إحداث التفاعل بين متطلبات العمل والعاملين (المعلمون- التلاميذ – الدوائر الرسمية - أولياء الأمور, المجتمع المحلي).
2-أن يكون مدير المدرسة الناجح واعيا مدركا لدوره ومركزه فيحاول التجديد والتطوير.
3-قدرة مدير المدرسة على ترجمة العلاقات وتوجيهها بصورة هادفة إلى أعمال وأفعال بدلا من الأقوال والشعارات.

التخطيط أهم وظيفة من وظائف الادارة وهو سر من أسرار النجاح

المدير ومهارات الاداري الناجح

المد ير : هو الشخص الذي يقوم بتنفيذ مهامه وواجباته عن طريق الاخرين 

آو بمعنى آخر المدير : هو الشخص المسؤول عن توجيه اعمال الاخرين
ونستنتج من هذه التعاريف وغيرها من التعاريف الاخرى للمدير بان نجاح أي مدير في تحقيق اهدافه وتنفيذ مهامه وواجباته بالشكل الامثل يتوقف على مقدرته على قياده وتوجيه مرؤوسيه.اي على مقدرته في التاثير في سلوك مرؤوسيه واقناعهم بضرورة التعاون معه والتسابق لتنفيذ اوامره وتعليماته الصادرة بخصوص العمل.
وهذا يعني آن على المدير حتى ينجح في تحقيق اهدافه ومهامه آن يتمتع بمهارات ومعارف متنوعة تميزه عن غيره من الافراد وتؤهله لممارسة الادوار المختلفة التي يقوم بها لضمان نجاح العمل الذي يقوم بادارته.
فما هي المهارات التي يحتاج اليها المدير 

ثانياً –المهارات التي يحتاج اليها المدير 

يحتاج المدير الى توفر اربعة انواع من المهارات لديه وهي :

المهارات الفنية :

وهي المعرفة المتخصصة والمتعلقة بتنفيذ العمل الذي يمارسه المدير أي يجب آن  يكون المدير على درا ية عالية بمجال العمل الذي يديره لكي يكون قادر على تفهم المشاكل التي تواجهه وايجاد الحلول المناسبة لها
فمدير الانتاج يجب آن يكون لديه معرفة فنية متميزة باساليب الانتاج وانواع المنتجات وكيفية تطويرها ..الخ والمدير التجاري يجب آن تكون لديه معرفة واسعة في مجال التسويق والدعاية والاعلان ..الخ 

المهارات الانسانية :

ويقصد بها القدرة على التعامل مع الاخرين سواء كانوا مرؤوسين آو زملاء آو رؤساء وفهم تصرفاتهم وسلوكهم والقدرة على تحفيزهم على العمل وتحقيق التعاون بين مجموعات العمل وقيادتهم وتوجيه جهودهم نحو تحقيق الاهداف المنشودة
ويعني ذلك انه يجب على المدير آن يكون انساني في تعامله مع مرؤوسيه وزملائه
ويتحسس مشاكلهم ويتفهم حقيقة سلوكهم وتصرفاتهم حتى يتمكن من كسب ثقتهم ويضمن تعاونهم معه لتنفيذ اوامره وتوجيهاته بخصوص العمل 

 المهارات الفكرية والعقلية :

ويقصد بها قدرة المدير على التفكير المنطقي والتحليل العلمي للمشاكل واسبابها حتى يتمكن من ايجاد الحلول الصحيحة والشاملة لها ومنع تكرارها في المستقبل أي يجب على المدير آن يكون واسع الافق ويحمل ثقافة متعددة الاتجاهات حتى يكون قادراً على معالجة المشاكل من جميع جوانبها 

المهارات الشخصية :

مثل الثقة بالنفس والمصداقية وعدم التردد والاخلاص في العمل والتفاني فيه وتحمل المسؤولية والمباداة والقدرة على جذب الاخرين واحترامهم وحيازة ثقتهم لان المديرهو قدوة مرؤوسيه

ثالثا- مستويات الإدارة والاهمية النسبية للمهارات التي يحتاجها المدير فيهايوجد في كل منشاة ثلاثة مستويات ادارية هي :

1 الادارةالعليا

وهي تتكون عادة من المدير العام او مجلس الادارة وتكون مهمتها الاشراف على ادارة المنشاة وتحديد الاهداف العامة والاستراتيجية المراد الوصول اليها وصياغة الاستراتيجيات والسياسات اللازمة لتحقيق هذه الاهداف باسرع وقت واقل تكلفة وتزداد حاجة المدير في مستوى الادارة العليا الى المهارات الفكرية والانسانية اكثر من حاجته الى المهارات الفنية 

2الادارة الوسطى 

وتمثل الادارة الوسطى حلقة الوصل ما بين الادارة الدنيا وهي تتكون عادة من مدراء الادارات النوعية مثل مدير الانتاج والتسويق والتمويل والشؤون الادارية ..الخ
وتتركز مهام الادارات هذه الادارات حول ترجمة الاهداف العامة والاستراتيجية التي وضعت من قبل الادارة العليا الى اهداف فرعية تخصصية وتوزيعها على الاقسام التابعة لها كل حسب تخصصه وتزداد حاجة المدير في هذا المستوى الى المهارات الفكرية والانسانية الى جانب المهارة الفنية 

3الادارة الدنيا (الادارة التنفيذية)

وهي تتكون من رؤوساء الاقسام والورش ومهمتها وضع الخطط التفصيلية والبرامج  التنفيذية للعمل والقيام بتنفيذها ورفع تقارير الإنجاز والأداء الى المستويات العليا وتزداد حاجة المدير في هذه الادارة الى المهارات الفنية اكثر من حاجته للمهارات الإنسانية والفكرية
ونستنتج من خلال ما سبق انه كلما صعدنا نحو المستويات الادارية العليا تقل الحاجة الى المهارة الفنية وتزداد الحاجة للمهارات الانسانية والفكرية والشخصية والعكس صحيح

رابعاً—وظائف المدير

يجب على كل مدير ان يمارس اربع وظائف اساسية اياً كان موقعه في التنظيم  سواء كان مدير عام ام مدير قسم :
1التخطيط للعمل الذي يديره
2- تنظيم العمل الذي يشرف عليه
3- توجيه المرؤوسين الخاضعين لادارته الى طرق الاداء الصحيحة وتحفيزهم على العمل بشكل مستمر
4- الرقابة على كافة العناصر الخاضعة لاشرافه للتأكد من آن ما يتم تنفيذه
مطابق لما جرى التخطيط له وبيان الانحرافات ان وجدت وتحري اسبابها
ووضع الحلول السلمية لها

خامساً—أدوار المدير
الى جانب المهام والوظائف الادارية التي يقوم بها المديروالمتمثلة كما ا وضحنا سابقاً بالتخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة فان على المدير آن يمارس عدد من الادوار من اهمها ما يلي :

ادوار المدير

أ. الدور الرمزي 

ويتمثل بقيام المدير ببعض الواجبات القانونية والاجتماعية مثل استقبال زوار المنشاة والترحيب بهم ودعوتهم على وجبة الغداء او العشاء وكذلك المشاركة في المناسبات والتحدث باسم المنشاة وتمثيلها في المؤتمرات والندوات وتوقيع العقود .. الخ

ب - الدور القيادي 

ويتمثل بقيام المدير بتشجيع العاملين وتحفيزهم على العمل وتوفير جو العمل المناسب لهم وتحقيق التفاعل الاجتماعي وتنمية روح الفريق لدى العاملين ..ا لخ

ج.دور ضابط الاتصال 

ويتمثل بقيام المدير بدور حلقة الوصل ما بين المنشاة وما بين الاطراف الخارجية المتعاملة معها مثل الموردين والعملاء والبنوك والمؤسسات والهيئات الاخرى التي تتعامل معها وذلك بهدف الحصول على المعلومات اللازمة لتنفيذ العمل بالشكل الامثل 

د. دور رجل الاعمال او المستثمر 

أي يجب على المدير آن يقوم باستمرار البحث عن فرص ومشاريع استثمارية جديدة للمنشاة والمبادرة الى تحسين وتطوير المنشاة من خلال ادخال افكار جديدة او ادخال تغيرات نوعية على منتجاتها او على هياكلها التنظيمية ..ا لخ
وذلك لكي يضمن لمنشاته النجاح والاستمرار في الحياة الاقتضادية 

هـ.دور مواجهة المخاطر 

ويتمثل بقيام المديريوضع الاستراتيجيات ورسم السياسات اللازمة لمواجهة
المخاطر والازمات التي قد تتعرض لها النشاة مثل الاضطربات العمالية
او مواجهة حالات افلاس العملاء..ا لخ

دليل المدير الذكي المتميز الجديد المعاصر

• الفهم الصحيح لمفهوم ادارة التميز
• الفهم المتجدد للمناخ المحيط وتغيراته
• بناء نظام اعداد وتطوير القيادات
• تصميم وتفعيل الحزمة التقنية
• بناء شبكة الاتصالات ونظم المعلومات
• ولاء ورضا العملاء
• نشر مفهوم الجودة في كل اجزاء الادارة التي يديرها
• التخلص من الانحصار المكاني والهياكل الجامدة
• تشجيع الابتكارات وحفز المبدعين
• الاقدام وتحمل المخاطروتنوع المعرفة وتعدد المهارات 

المدير في القطاع العام

*ساعة وجوده في مكان العمل عيناه على الكرسي والمكاسب المادية
* يمارس الحب والغزل مع السكرتيرة اثناء اوقات الدوام

• ينزعج عندما يسمع ان هناك اشخاصا مؤهلين للعمل ولديهم روح المبادرة
• يبدل السكرتيرة كل ثلاثة اشهر
• يمنح الاضافي والمكافأة لمن لايعمل وانما لمن يلمع صورته امام الاخرين وامام الحكومة
• ينزعج من كل شخص يظهر حرصه على المصلحة العامة
• ينزعج من الذين يحاربون الهدر
• ينتقي الاشخاص المقربين له والذين تربطه بهم مصالح مشتركة
• يحارب كل من ينتقد عمله وسياسته
• يحفز الاشخاص المحسوبين عليه
• يقوًم الشخص من خلال طاعته العمياء له
• يتخذ القرار ارتجالا وبسرعة وبلا دراية
• يسعى الى الاضواء بكل قوة ويسرقها من المنتجين والمبدعين

المدير في القطاع الخاص ( ادارة الاعمال)

• ساعة وجوده في مكان العمل عيناه شاخصتان على الانتاج والمنتجين
• ينزعج من الاشخاص غير المؤهلين للعمل والذين ليس لهم مبادرة
• يفرح من كل شخص حريص على الممتلكات ويكافح الهدر
• ينتقي خيرة الاشخاص للاماكن الحساسة في العمل
• يحاسب كل مهمل لعمله ويتحرى عن المهملين ان وجدوا.
• يميز ويكافأ المجتهدين ماديا ومعنويا
• يقوًم الشخص من خلال انتاجه وعمله
• يتخذ القرار بعد دراسة مستفيضة وشاملة
• لا يحب الاضواء بل يسلطها على الانتاج
• يسعى دائما الى التدريب والتأهيل والبحث والتطوير